Déplacements professionnels : taxi ou VTC pour l’entreprise ?

Taxi ou VTC : c’est le choix cornélien de tout travel manager à l’aube d’établir une politique voyage. Historiquement leader sur le marché des déplacements professionnels, le taxi semble perdre de la vitesse au profit d’un business model plus agile, plus efficace et plus à l’écoute des problématiques des entreprises : le VTC ! 

Zoom sur les 6 avantages qui font pencher la balance du côté du VTC pour tous les déplacements professionnels de vos collaborateurs ! 

1- Les VTC coûtent moins cher que les taxis 

De manière pragmatique, le prix est un axe différenciant entre VTC et taxis. Si tous les VTC ne pratiquent pas la même base tarifaire, nous sommes partis d’une offre que nous connaissons bien : celle de Kapten Business ! 

Les frais supplémentaires : état des lieux 

Entre les frais d’abonnement, les droits unitaires, les frais d’approche, les pourboires, les frais additionnels liés aux bagages… les dépenses en taxi sont imprévisibles. Et en dépendant du trafic, le montant de la course peut rapidement s’envoler. 

Chez Kapten Business, au moment d’entrer dans la voiture, vous savez exactement combien vous allez dépenser. Le prix est annoncé et fixé à l’avance : pas de surprise à la facture ! 

Le VTC : un tarif compétitif

Chez Kapten Business, nous annonçons à nos clients une piste d’économies de 30% sur un service de taxis. Comment ? Grâce à une tarification claire et publique : 1,10€ à la commande + 1,10€/km + 0,28/min contre 2,60€ à la commande + 1,32€/km + 0,65/min pour un taxi. 

En résumé, pour l’équivalent de 1 000 courses réparties sur une année, le montant total s’élève à 129 910€ chez Kapten Business contre 184 070€ pour un taxi. Soit 44 160€ d’économies potentielles. Tentant, non ? 

Coûts directs VS coûts indirects

Quand on sait que la fraude coûte en moyenne 730€ par employé, par an aux entreprises (Source : SAP Concur) et qu’une gestion manuelle des notes de frais leur coûte environ 27€ pièce (Source : Étude d’HRS et de GBTA) on comprend l’impact des coûts indirects sur les dépenses transport de l’entreprise. La gestion des notes de frais, la fraude ou le leakage font partie de ces coûts non-estimés dans le budget transport qui font exploser les dépenses mobilité. 

L’utilisation récurrente et fréquente d’un service de taxis ne vous permet absolument pas d’optimiser ces coûts : factures papier, montants modifiables, canaux de réservation disparates… face à ce manque de contrôle, les coûts indirects sont donc beaucoup plus nombreux.

Avec un partenaire VTC comme Kapten Business, réservations, notes de frais et reçus sont parfaitement centralisés et automatisés au sein de l’application. Vous limitez donc considérablement les dépenses inutiles et faites des économies sans trop d’effort. 

2- Vous abolissez enfin les notes de frais pour vos collaborateurs !

C’est l’argument imparable à avancer auprès de vos équipes, qui passent (selon une étude menée par SAP Concur ) en moyenne 27 minutes à traiter chaque note de frais ! Sans compter qu’il leur faut penser à demander le reçu, ne pas le perdre, le scanner, le transférer à l’entreprise, avancer les frais, attendre patiemment le remboursement… En deux mots : un calvaire ! 

Ça, c’est dans le cas où vos collaborateurs choisissent de se déplacer en taxi. Chez Kapten Business, nous centralisons, dématérialisons les notes de frais, nous synchronisons les comptes de vos équipes avec l’outil de gestion des notes de frais SAP Concur. Nous vous proposons même une option de paiement mensuel centralisé pour ne pas qu’ils avancent les frais, avec des restrictions de commande pour que vous restiez en contrôle. Des fonctionnalités qui permettent à l’entreprise de limiter la fraude et de lui faire gagner du temps grâce à un traitement des notes de frais parfaitement automatisé. 

De quoi faire gagner encore un peu plus de points pour les VTC. 

3- La technologie a ses raisons que la maraude ne connaît pas ! 

Se déplacer en VTC signifie être soumis à un algorithme qui vous met efficacement en relation avec le chauffeur le plus près de votre emplacement, en quelques minutes. Chez Kapten Business, on parle de 4 minutes en moyenne ! 

Pour le taxi, c’est bien moins évident. Et en trouver un libre dans votre rue, surtout quand vous êtes pressé, peut relever du miracle….

4- Vous pouvez motiver vos collaborateurs à utiliser les fournisseurs de votre choix 

C’est toujours un défi pour le travel manager : éviter le leakage en essayant de convaincre les collaborateurs d’utiliser les partenaires de l’entreprise. 

Dans le cas des taxis, vous ne maîtrisez pas les choix, souvent anarchiques et spontanés des collaborateurs. 

Chez Kapten Business, nous avons cherché ce qui pouvait motiver vos équipes à nous utiliser, (en plus du choix d’un service de qualité) dans le but de diminuer votre nombre de fournisseurs et nous avons trouvé : c’est notre programme de fidélité ! Quand vos collaborateurs utilisent nos services à titre professionnel, ils cumulent des points sur leur compte Kapten personnel. Ainsi, ils peuvent rapidement les transformer en réductions et courses gratuites pour leurs trajets personnels. Un argument de taille pour orienter leurs choix de fournisseurs.

5- Vous faites le choix de la sécurité pour vos collaborateurs

C’est un sujet de plus en plus sensible en entreprise : la sécurité et le devoir de protection envers les employés

Contrairement aux taxis, les applications VTC sont capables de suivre les déplacements de vos collaborateurs. Chez Kapten Business l’interface web de commande et d’administration, ainsi que l’application donnent aux gestionnaires de mobilité un accès à des données exhaustives concernant le voyageur : heure de départ, heure d’arrivée, suivi en temps réel… C’est une vraie visibilité pour les entreprises, légalement responsables des collaborateurs en déplacement dans le cadre professionnel.

Se soucier de la sécurité de ses collaborateurs, c’est aussi s’assurer sur le partenaire choisi par l’entreprise les accompagne lors d’un litige ou d’un incident. Le service client Kapten Business répond à vos questions, vous oriente et vous aide à vous y retrouver dans les assurances. Local, réactif et dédié aux entreprises, il contribue amplement au succès de l’application et sa disponibilité rassure considérablement les clients.

6- Les VTC sont plus adaptés aux usages professionnels actuels

La richesse de l’offre des VTC permet de répondre à tous les besoins et challenges des entreprises, même les plus récents. En plus de s’approprier toutes les fonctionnalités d’un service de taxis (vous ne le saviez peut-être pas, mais comme les taxis, on a aussi une commande par téléphone !) chez Kapten Business, nous innovons en réponse à vos demandes. Nous mettons par exemple à la disposition de nos clients, la fonctionnalité “Commande pour un invité” afin de raccompagner un client ou un VIP après un rendez-vous professionnel par exemple. 

C’est une manière pour vos collaborateurs d’améliorer leurs relations avec leurs clients, en leur laissant le souvenir d’une expérience de qualité.

Curieux d’en savoir plus sur la solution de déplacements professionnels proposée par Kapten Business ?

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business 

Kapten

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