6 astuces pour optimiser les coûts de déplacements professionnels

Selon le cinquième rapport annuel Global Travel Forecast publié par la GBTA et CWT, les prix des voyages d’affaires connaissent une forte croissance en raison de la hausse des tarifs des hôtels et des vols (respectivement +3,7% et +2,6%).

Que cela signifie-t-il pour les travel managers ? Qu’il faut bien évidemment trouver des pistes d’économies. En effet, face à l’augmentation des coûts des voyages d’affaires, il devient primordial de mettre en place une politique de mobilité rigoureuse et respectueuse du budget déplacement.

Zoom sur 6 astuces pour optimiser les coûts de déplacements professionnels, signées Kapten Business ! 

1- Contrôler les dépenses en maîtrisant les commandes

En définissant des règles de réservation (que ce soit pour une voiture, un train ou un avion) avec vos collaborateurs, vous serez assurés que ceux-ci respectent bien votre politique de mobilité et le budget alloué. 

Par exemple, chez Kapten Business, on vous donne la possibilité de mettre en place des restrictions à la commande (sur les horaires, les lieux, les paiements) pour que vos collaborateurs appliquent vos règles avec simplicité.

2- Centraliser les paiements 

Une seule et même facture avec toutes les dépenses d’un seul coup d’oeil… ce n’est pas un rêve, c’est une réalité avec le paiement centralisé ! Kapten Business vous donne la possibilité d’opter pour un paiement mensuel centralisé afin de regrouper toutes les dépenses des collaborateurs en une écriture comptable, via une facture reçue en fin de mois. Vous disposez ainsi d’une grande visibilité sur toutes les courses de vos équipes, pour mieux contrôler et maîtriser les dépenses liées aux transports terrestres.

3- Limiter le nombre de fournisseurs

En plus d’avoir un pouvoir de négociation plus important quand vous donnez l’exclusivité à un fournisseur, vous avez également plus de contrôle sur les réservations de vos collaborateurs. Ainsi, vous diminuez les “réservations invisibles”, celles que vos collaborateurs font en dehors de votre politique de mobilité. À retenir : le leakage coûte 3 000€ par an et par voyageur et le prix d’une note de frais peut aller de 50€ à 70€ en open booking.

4- Ne pas négliger les coûts indirects

Quand on parle de déplacements professionnels, on pense intuitivement aux coûts directs (transport, hébergement, repas, déplacements) mais moins aux coûts indirects (facturation, comptabilisation, démarche des notes de frais, assurances, imprévus…). Or ces frais coûtent très cher à l’entreprise, car ils sont rarement maîtrisés. Un conseil pour les limiter : anticipez et automatisez leur gestion au maximum pour ne pas avoir d’énergie ou de temps à perdre par la suite. 

Chez Kapten Business, la synchronisation avec SAP Concur pour la gestion des notes de frais vous permet de mieux contrôler les processus de traitement avec à la clef, un réel levier d’économies.

5- Comprenez vos voyageurs : cultivez la donnée ! 

Maîtriser les données que vous collectez dans le cadre de déplacements professionnels est un moyen efficace de perfectionner votre programme voyage. L’analyse des comportements de vos voyageurs vous donne de précieuses pistes de rectification, d’amélioration et donc d’optimisation !

Chez Kapten Business, on met à votre disposition tous les outils dont vous pourriez avoir besoin pour avoir une compréhension claire des déplacements de vos collaborateurs. L’interface web de commande et d’administration par exemple, vous permet de suivre les trajets et d’avoir un récapitulatif détaillé. Des données primordiales pour comprendre les dépenses et les coûts ! 

6- Mettre en place une politique de notes de frais 

En définissant des règles précises dans la gestion des notes de frais et des remboursements, vous faites un premier pas vers la rationalisation des dépenses des collaborateurs. Par une bonne politique de notes de frais, on entend : les automatiser, les connecter, les dématérialiser et les centraliser ! 

En plus de faire gagner du temps à votre département comptable et à vos collaborateurs qui sont ainsi plus efficaces, vous limitez la fraude ! Selon SAP Concur, la fraude aux notes de frais coûterait en moyenne 730 euros par employé, par an aux entreprises. Une piste d’économies dont vous avez tout intérêt à tenir compte !

Curieux d’en savoir plus sur la solution de déplacements professionnels proposée par Kapten Business ? 

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business 

Kapten

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