Choisir son partenaire VTC : 9 critères essentiels pour l’entreprise

Quand on sait que les transports représentent le deuxième poste de dépenses des entreprises (après l’hébergement, selon une enquête INSEE) on comprend aisément que le choix d’un partenaire VTC soit une étape clef. Économies, contrôle des coûts, satisfaction des voyageurs… autant de KPI sur lesquels le travel manager est jugé et évalué.  

Voici donc quelques conseils avisés pour vous aider dans cette mission : découvrez 9 critères essentiels dont il faut tenir compte !

1. Un service de qualité 

Difficile d’avoir une idée de la qualité de service d’un partenaire VTC avant de l’avoir testé… À vous de poser les bonnes questions, celles qui vous importent le plus, lors d’un rendez-vous : le nombre de véhicules, le temps d’attente moyen, la notation des chauffeurs, la typologie de véhicules… Chez Kapten, nous sommes fiers de nos chauffeurs, parmi les meilleurs de la profession et notés en moyenne à 4.8/5 par nos clients !

2. Une plateforme adaptée aux gestionnaires

Si l’application mobile est un outil très pratique pour le collaborateur, la possibilité d’avoir une interface web pour la gestion quotidienne des déplacements professionnels n’est pas négligeable pour l’entreprise ! Chez Kapten Business, nous avons développé une interface de réservation intuitive (notamment pour commander une course pour un tiers, un invité ou un collaborateur de l’entreprise) sur laquelle vous pouvez réserver à l’avance, suivre les déplacements, accéder à l’historique des commandes, des factures… Et bien plus encore !

3. Une solution avec une UX simple 

Vos voyageurs doivent pouvoir commander, modifier, planifier en quelques clics, peu importe où ils se trouvent et en toute autonomie. Par exemple, pour passer d’un profil personnel à un profil professionnel sur Kapten, il n’y a qu’un clic ! La simplicité est un critère primordial pour le voyageur dans l’adoption d’un partenaire, surtout quand il n’est pas technophile !

4. Un service sécurisé

Un sujet capital en entreprise. Vous avez quelques astuces pour mesurer la sécurité d’un partenaire VTC, notamment dans le système de recrutement des chauffeurs. Tous les citoyens ne peuvent pas exercer la profession de chauffeur VTC. Ces derniers doivent fournir un extrait de casier judiciaire vierge, une visite médicale et réussir l’examen pour se voir délivrer une carte professionnelle. Kapten s’en assure avec un contrôle permanent de ses chauffeurs partenaires.

Sur le plan de la sécurité, il est important que vous ayez accès aux données concernant vos voyageurs, comme par exemple au suivi d’une course, à la visibilité sur la géolocalisation des collaborateurs en déplacement. Grâce à l’interface web Kapten Business, vous pouvez suivre les déplacements de vos collaborateurs en temps réel et savoir où ils se trouvent !

5.Un service client humain et empathique 

Tout bon service n’est pas infaillible ! Il est important de le choisir en connaissance de la qualité de son service client, notamment pour pouvoir offrir aux gestionnaires de mobilité ainsi qu’aux voyageurs un accompagnement tout au long du partenariat. Chez Kapten Business, les entreprises partenaires bénéficient d’un service client dédié par téléphone (classé 3ème des meilleurs services clients selon Qualiweb !).

6. La possibilité de satisfaire les comptables

Les premiers concernés par la gestion compliquée des dépenses liées aux déplacements professionnels et notamment, le calvaire des notes de frais. La plateforme Kapten Business développée par nos soins offre aux gestionnaires un reporting avec le nombre total de courses, la répartition des coûts… Tout pour une visibilité claire et précise des dépenses qui colle parfaitement au process de votre entreprise !

7. Un service connecté 

Afin d’optimiser les process internes, opter pour des fournisseurs qui s’intègrent et se complètent est un critère clef. Ainsi, pour tous vos trajets, il est intéressant d’opter pour une solution qui se lie avec votre outil de gestion des notes de frais pour automatiser et dématérialiser cette pénible tâche. En contractant avec Kapten Business, vous vous débarrassez de tout votre système de notes de frais grâce à l’intégration de la solution avec SAP Concur.

8. Une offre personnalisable

Pour maîtriser les dépenses, il est malin d’instaurer des règles dès la commande ! Chez Kapten Business, nous vous proposons d’appliquer des restrictions ou autorisations à chacun de vos voyageurs, par rapport à votre politique de mobilité : horaires, adresses, paiements, gammes de véhicules… c’est vous qui décidez !

9. Un accompagnement tout du long

Et pas seulement à la signature du partenariat ! Mettre en place une politique de mobilité n’est pas simple… Miser sur un fournisseur est une vraie valeur ajoutée car il permet de centraliser l’usage des collaborateurs afin d’avoir une vision globale du budget. Si celui-ci, en plus, vous accompagne pas dans le changement, vous aurez tout gagné ! Chez Kapten Business, vous bénéficiez d’un chargé de projet qui vous suit, vous conseil et vous tient au courant des nouveautés ou possibilités d’optimisation de la solution. En d’autres termes : un vrai partenaire !

Curieux d’en savoir plus sur la solution de déplacements professionnels proposée par Kapten Business ? 

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business

Kapten

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