[Webinar] Voyages d’affaires : Comment garder le contrôle sur les dépenses invisibles ?

Vous êtes RH, Travel Manager ou DAF et définir une politique de mobilité qui convienne à votre entreprise ainsi qu’à vos collaborateurs relève de l’exploit ?

Dimitri Tsygalnitzky VP Kapten Business, Lorcan Le Pen Responsable Commercial Trainline for Business, Guillaume Ridolfi Directeur des Ventes chez HRS, Damien Palausi et Marine Rivoire de l’équipe SAP Concur, 5 experts du voyage d’affaires se sont penchés sur le sujet à l’occasion d’un Webinar pour répondre à cette question :

Comment garder le contrôle sur les dépenses invisibles ?

En voici donc un extrait et résumé.

Si vous avez instauré avec succès au sein de votre entreprise une politique de mobilité cohérente, transparente, sans leakage et à laquelle toutes les équipes adhèrent : bravo ! Si ce n’est pas le cas, cet article est pour vous.

Le constat (et le coeur du problème) est le suivant : avec l’arrivée de nouveaux entrants, notamment technologiques, et une recherche toujours plus poussée de la simplicité, les voyageurs ont tendance à réserver en dehors des canaux traditionnels mis en place par l’entreprise. Ce phénomène, appelé leakage, devient alors plus important et votre politique de mobilité en est immédiatement impactée. Le résultat : une gestion plus complexe des dépenses, plus fragmentée et surtout moins visible.

Le chiffre à retenir : 2/3 des voyageurs de l’UE réservent en dehors des canaux traditionnels.

Source: GBTA 2018 Etude Comment la technologie influence le comportement et la sécurité des voyageurs.

Le voyageur d’affaires ne cesse de faire évoluer ses préférences. Que ce soit lors de la réservation d’un hôtel, d’un train ou d’une voiture, il est constamment à la recherche d’autonomie. Ce même voyageur est en demande d’une expérience similaire lorsqu’il se déplace à titre personnel et à titre professionnel.

Comment concilier les besoins des entreprises et les nouveaux usages des voyageurs d’affaires ?

Chez Kapten, mais aussi chez HRS, Trainline et SAP Concur, nous sommes unanimes : il ne faut pas refuser l’innovation, il faut l’accompagner. Comment ? En étant perpétuellement à l’écoute du voyageur au sein de son entreprise et en veille de nouvelles fonctionnalités qui pourraient simplifier son mais aussi votre quotidien.
Pour le voyageur, 3 mots clefs : liberté, simplicité et instantanéité.

Les applications mobiles ont le vent en poupe car elles ont le mérite de proposer au voyageur l’expérience d’achat et la gestion après-vente la plus simple, avec le minimum de contraintes. On pourrait prendre pour exemple ces deux situations : procéder à un échange de billet 10 minutes avant de prendre un train, ou trouver un chauffeur en 3 clics n’importe sans avancer les frais.

Le chiffre à retenir : 56% des voyageurs réservent via une application de transport.

Source : Corporate travel 2030 – Preparing for the future in a transforming industry – Livre Blanc SAP Concur

Il faut bien se l’avouer. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, se déplacer n’est pas toujours une partie de plaisir pour le voyageur. On lui impose beaucoup de choses : des dates, des horaires, des lieux… autant de contraintes qui l’éloignent de sa vie privée et de ses repères. Certains contenus ont donc été pensés pour compenser les efforts faits côté pro, en les récompensant côté perso. Parmi eux : les programmes de fidélité; on pourrait les illustrer par ces miles que l’on cumule dans les transports aériens.

Mais pas que ! Kapten Business propose notamment aux voyageurs de cumuler des points de fidélité perso en se déplaçant dans un cadre pro. Une situation gagnant-gagnant qui peut permettre au voyageur et à la marque employeur de trouver un terrain d’entente.

La prochaine étape (et le prochain challenge) vers une politique de mobilité efficace ? Maîtriser toutes les dépenses pour les RH, Office Managers, Travel Managers ou DAF, en respectant la fameuse liberté du voyageur dont nous parlions plus haut.

Voici donc quelques conseils pour garder le contrôle sur les dépenses de vos collaborateurs au sein même de votre entreprise  : 

  • Optez pour un fournisseur qui propose de maîtriser la dépense dès la commande. Chez Kapten Business, l’administrateur du compte entreprise a le pouvoir de mettre des restrictions (heures, jours, raisons, gamme de voiture, adresse) individuelles pour contrôler les déplacements des équipes.
  • Proposez un prestataire utilisé ou connu par vos collaborateurs qui partage les valeurs de l’entreprise (ADN local, solution tech-friendly) tout en répondant à votre besoin en mobilité.
  • Le change management est un vrai défi. Trouvez le partenaire idéal qui vous accompagne et facilite cette transition ! 
  • Misez sur une synchronisation parfaite des outils pour gagner du temps. Chez Kapten Business, l’intégration SAP Concur permet notamment de dématérialiser les notes de frais en luttant ainsi contre la perte, la fraude et en facilitant la vie du voyageur et de votre service comptabilité. 

Cet extrait du Webinar a piqué votre curiosité et vous voulez en savoir davantage ?

Et pour en savoir plus sur une gestion optimale de tous vos déplacements pro :

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business

Kapten

Peut-être le meilleur choix de votre journée.